POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y PRIVACIDAD EN MEDIOS DIGITALES
SG MASTER GROUP SAS, sociedad por acciones simplificada, identificada con NIT 901432825-1, con domicilio principal en Carrera 15 N.º 12-37, Torre Núcleo, Oficina 601, Pereira, Risaralda, Colombia, Código Postal 660001, en adelante la “Compañía”, reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus trabajadores, clientes, aliados, proveedores, contratistas, usuarios de sus sitios web y, en general, de todos los titulares respecto de los cuales realiza tratamiento de información personal.
Esta Política se adopta en cumplimiento de la legislación colombiana sobre protección de datos personales, en especial la Ley Estatutaria 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (en adelante “SIC”).
TÍTULO I
DEFINICIONES
Las expresiones utilizadas en esta Política se entienden conforme a la Constitución Política de Colombia (art. 15) y a la Ley 1581 de 2012 y normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
b) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por la Compañía, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa sobre la existencia de esta Política, la forma de acceder a la misma y las finalidades del Tratamiento.
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento, automatizado o no.
d) Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
e) Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación (por ejemplo, datos de salud, orientación sexual, convicciones religiosas o políticas, datos biométricos, etc.).
f) Dato Público: Dato calificado como tal por la Ley o la Constitución, que no sea semiprivado, privado o sensible.
g) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta de la Compañía.
h) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para efectos de esta Política, la Compañía es Responsable del Tratamiento.
i) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
j) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia o supresión.
k) Área encargada / Oficial de Privacidad: Dependencia o persona designada por la Compañía para liderar, coordinar y supervisar el cumplimiento de esta Política y de la normativa de protección de datos personales.
TÍTULO II
MARCO LEGAL APLICABLE
El Tratamiento de datos personales realizado por SG MASTER GROUP SAS se rige, entre otras, por las siguientes normas y lineamientos:
- Constitución Política de Colombia, en especial artículos 15, 20 y 74.
- Ley Estatutaria 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.
- Ley 1266 de 2008, en cuanto al manejo de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países (Habeas Data Financiero).
- Decreto 1377 de 2013 y su compilación en el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo 1074 de 2015, y normas posteriores.
- Circular Única de la SIC y las circulares y guías específicas sobre protección de datos personales.
- Ley 2300 de 2023, en cuanto regula los canales, horarios y periodicidad para el contacto con consumidores mediante llamadas, mensajes y otros medios de comunicación para fines comerciales o de cobranza.
- Guías y lineamientos emitidos por la SIC (marketing, comercio electrónico, nivel adecuado de protección, accountability, etc.).
- Jurisprudencia constitucional y doctrina vigente de la SIC.
- La presente Política de Tratamiento de Datos Personales y los manuales de procedimientos internos de la Compañía.
TÍTULO III
PRINCIPIOS QUE RIGEN EL TRATAMIENTO
El Tratamiento de datos personales por parte de la Compañía se sujetará, como mínimo, a los siguientes principios:
- Legalidad.
- Finalidad: fines legítimos, explícitos y previamente informados.
- Límite razonable / Minimización de datos: solo lo necesario, pertinente y adecuado.
- Libertad: consentimiento previo, expreso e informado, salvo excepciones legales.
- Veracidad o calidad: información veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.
- Transparencia: derecho del Titular a obtener información clara y oportuna sobre el Tratamiento.
- Acceso y circulación restringida: solo personas autorizadas y en los casos permitidos por la ley.
- Seguridad: medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos.
- Confidencialidad: obligación de reserva incluso después de terminada la relación con la Compañía.
- Responsabilidad demostrada (accountability): adopción de medidas efectivas y verificables para demostrar cumplimiento.
TÍTULO IV
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
En su calidad de Responsable, SG MASTER GROUP SAS tratará los datos personales de los Titulares para las siguientes finalidades, sin perjuicio de aquellas adicionales informadas en avisos específicos, contratos o formularios:
1. Gestión de Seguridad y Vigilancia
- Registro y control de acceso y salida de trabajadores, contratistas y visitantes a las instalaciones físicas de la Compañía.
- Implementación de mecanismos de control de acceso físico y/o electrónico (registros en portería, listas de ingreso, CCTV) para proteger personas, activos e información.
- Monitoreo mediante sistemas de video vigilancia de ingresos, salidas y zonas comunes, con fines de seguridad y prevención de eventos ilícitos o disciplinarios.
2. Gestión Humana y Relaciones Laborales
- Administración de la relación precontractual, contractual y postcontractual con trabajadores y contratistas.
- Procesos de selección, verificación de referencias y antecedentes, estudios de seguridad.
- Programas de bienestar, capacitación, formación, seguridad y salud en el trabajo.
- Control de incapacidades, ausencias, novedades de nómina y obligaciones laborales y de seguridad social.
3. Gestión Financiera, Contable y Tributaria
- Gestión de pagos y cobros derivados de contratos y operaciones comerciales.
- Registros contables, conciliaciones, facturación, cuentas por cobrar y por pagar, reportes financieros.
- Atención de requerimientos de autoridades administrativas, judiciales y de control, incluidas autoridades tributarias, cambiarias y aduaneras.
4. Gestión Comercial y Corporativa
- Vinculación jurídica y comercial de clientes, proveedores, aliados y demás terceros relacionados con la operación de comercio internacional, logística, distribución y servicios empresariales.
- Administración del portafolio de clientes y proveedores, programas de fidelización, postventa, seguimiento de pedidos, PQRS y encuestas de satisfacción.
- Desarrollo de actividades de mercadeo, publicidad y prospección comercial (envío de información sobre servicios, invitaciones a eventos, contenidos especializados, encuestas), respetando la voluntad del Titular y los límites de la Ley 2300 de 2023.
- Gestión de relaciones comerciales cross-border con clientes y proveedores en el exterior, conforme a las normas de comercio internacional y aduaneras aplicables.
5. Gestión Administrativa y Operativa
- Selección, homologación y evaluación de proveedores y contratistas.
- Soporte de auditorías internas y externas, certificaciones, gestión de riesgos y programas de cumplimiento.
- Creación de usuarios y credenciales para acceso a sistemas, plataformas tecnológicas corporativas y herramientas de gestión (ERP, CRM, WMS, TMS, etc.).
- Gestión de incidentes de seguridad de la información y continuidad del negocio.
6. Gestión de Canales Digitales, Sitio Web y Cookies
- Administración de formularios de contacto, PQRS, “Trabaja con Nosotros” y otros mecanismos de interacción disponibles en www.sgmastergroup.com.
- Análisis estadístico de tráfico, medición de desempeño del sitio web, mejora de experiencia de usuario y personalización de contenidos mediante cookies propias y de terceros, píxeles, etiquetas y tecnologías similares.
- Envío de comunicaciones transaccionales derivadas del uso del sitio web (confirmación de recepción de solicitudes, respuestas a consultas, etc.).
El Titular podrá oponerse al uso de cookies no necesarias mediante los mecanismos habilitados en el sitio web o en la configuración de su navegador.
TÍTULO V
DERECHOS DEL TITULAR
De conformidad con la Constitución, la Ley 1581 de 2012 y normas concordantes, los Titulares tienen, entre otros, los siguientes derechos:
- Conocer, acceder y consultar de forma gratuita sus datos personales que sean objeto de Tratamiento por parte de la Compañía.
- Actualizar y rectificar sus datos cuando sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando esta sea necesaria.
- Ser informados respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Presentar consultas y reclamos ante la Compañía y, en caso de inconformidad, quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Acceder de manera gratuita a sus datos personales al menos una vez al mes, y cada vez que existan modificaciones sustanciales a esta Política.
TÍTULO VI
TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS
Dada la naturaleza internacional de las operaciones de SG MASTER GROUP SAS, la Compañía podrá transmitir o transferir datos personales a terceros ubicados dentro o fuera del territorio colombiano, incluidos países que no cuenten con un nivel de protección adecuado según la SIC.
En estos casos, la Compañía:
- Verificará si el país receptor cuenta con nivel adecuado de protección.
- Cuando no exista tal nivel, suscribirá contratos de transmisión o transferencia que incorporen las obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012, en el Decreto 1074 de 2015 y en las instrucciones de la SIC.
- Garantizará que el Encargado o receptor trate la información de acuerdo con las finalidades autorizadas y con estándares de seguridad equivalentes o superiores.
Cuando la Ley lo exija, se solicitará autorización del Titular para realizar dichas transferencias o transmisiones.
TÍTULO VII
AUTORIZACIÓN DEL TRATAMIENTO
La Compañía solicitará la autorización previa e informada de los Titulares, la cual podrá obtenerse por medios escritos, electrónicos, verbales o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de manera razonable que el Titular otorgó el consentimiento.
La Compañía conservará evidencia de las autorizaciones otorgadas, cuando la Ley lo exija, utilizando formatos físicos, electrónicos o registros de sistemas de información.
En el caso de datos sensibles y de datos de niños, niñas y adolescentes, la Compañía observará las restricciones y salvaguardas adicionales establecidas en la normativa aplicable, tratando estos datos únicamente cuando:
- Resulte estrictamente necesario para la finalidad perseguida,
- No se vulneren derechos prevalentes de los menores, y
- El Tratamiento responda al interés superior de niños, niñas y adolescentes.
TÍTULO VIII
PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS
Las consultas y reclamos relativos al Tratamiento de datos personales podrán ser presentados por el Titular o por los legitimados conforme a la Ley.
1. Consultas
El Titular o quien actúe en su nombre podrá elevar consultas para conocer la información personal que reposa en las bases de datos de la Compañía, mediante comunicación escrita o electrónica que:
- Identifique al solicitante (nombre completo y número de identificación).
- Señale de manera clara el objeto de la solicitud.
- Indique dirección física o electrónica de respuesta.
- Acredite la calidad en la que actúa (apoderado, representante, causahabiente, etc.), cuando aplique.
La consulta será atendida dentro de los plazos establecidos en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012: hasta diez (10) días hábiles desde su recibo, prorrogables por cinco (5) días hábiles adicionales en los términos allí previstos, informando al Titular los motivos de la demora.
2. Reclamos (Corrección, Actualización, Supresión o Revocatoria)
Cuando el Titular considere que la información debe ser corregida, actualizada, suprimida o que se está dando un uso indebido a la misma, podrá presentar un reclamo que deberá:
- Identificar al reclamante (nombre y documento de identidad).
- Describir los hechos que dan lugar al reclamo y la solicitud concreta.
- Indicar dirección física o electrónica de respuesta.
- Aportar la documentación que pretenda hacer valer.
Si el reclamo está incompleto, la Compañía requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane; si, transcurridos dos (2) meses, no se aporta la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, la Compañía incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en un término máximo de dos (2) días hábiles, manteniéndola hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, prorrogables por ocho (8) días hábiles adicionales, informando los motivos de la demora.
La solicitud de supresión o revocatoria no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
TÍTULO IX
CANALES PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS
Para el ejercicio de los derechos de los Titulares y la atención de consultas y reclamos relativos a esta Política y al Tratamiento de datos personales, SG MASTER GROUP SAS dispone de los siguientes canales:
- Correo electrónico (Oficial de Privacidad):
juan.q@accesointernacional.com - Dirección física en Colombia (domicilio principal):
SG MASTER GROUP SAS
Cra 15 N.º 12-37, Torre Núcleo, Oficina 601
Pereira, Risaralda, Colombia
Código Postal 660001 - Teléfono de contacto (Colombia):
+57 301 414 0259 - Sitio web:
www.sgmastergroup.com
TÍTULO X
MODIFICACIONES A LA POLÍTICA
La Compañía se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento, para ajustarla a cambios normativos, regulatorios, jurisprudenciales o a desarrollos internos en materia de protección de datos personales.
Cualquier modificación sustancial será comunicada a los Titulares mediante:
- Publicación en el sitio web www.sgmastergroup.com, y/o
- Los canales de contacto habituales con los Titulares,
informando la fecha a partir de la cual la nueva versión entra en vigencia.
La permanencia del Titular en la relación contractual, el uso continuado de los servicios o la no solicitud de supresión de datos después de la entrada en vigencia de la nueva Política podrá interpretarse como aceptación de las modificaciones, sin perjuicio de los derechos de revocatoria y supresión consagrados en la Ley.
TÍTULO XI
VIGENCIA
Esta versión de la Política de Tratamiento de Datos Personales y Privacidad de SG MASTER GROUP SAS entra en vigencia a partir del 19 de noviembre de 2025 y deroga y reemplaza todas las versiones anteriores que sobre la misma materia haya adoptado la Compañía.